Escolha 4: Usar a Tecnologia a seu Favor, Não Ela te Controlar®

Nas três primeiras escolhas, você tem uma visão clara das coisas extraordinárias que deseja realizar.  Mas você ainda enfrenta um sério risco de disrupções — desafios reais para gerenciar sua atenção.  Você precisa de um processo simples para não ser prejudicado pela tecnologia.

A Escolha 4 opera com base no princípio do alinhamento.  Qualquer tecnologia que utilizamos deve funcionar em conjunto, em sincronia, para nos ajudar a alcançar nossas prioridades do Q2.  A tecnologia pode se tornar uma parceira confiável para gerenciar informações quando configurada intencionalmente, em vez de ser um canal para interrupções e distrações não planejadas.

Cada informação que chega até nós (especialmente por e-mail) se encaixa em uma das quatro categorias (os “Quatro Fundamentos”):

1. Compromissos: Coisas que você precisa fazer em horários específicos.
2. Tarefas: Coisas que você precisa fazer, mas que ainda não estão programadas. 
3. Contatos: Informações de pessoas com as quais você interage. 
4. Notas/Documentos: Outras informações que você deseja acompanhar e que não se encaixam em nenhuma das outras categorias.

Jogada de Mestre 1: Vença Sem Lutar

O objetivo é automatizar com confiança o maior número possível de decisões para que seu cérebro não precise gastar energia com coisas mundanas ou desnecessárias. Domine as regras ou funções de filtro do seu programa de e-mail para redirecionar e lidar com mensagens antes mesmo de chegarem à sua caixa de entrada.

Jogada de Mestre 2: Transforme a Mensagem no que Ela É

Elimine quaisquer atividades adicionais do Q3 e Q4 da sua caixa de entrada que as regras e filtros não tenham tratado, e depois gerencie efetivamente os do Q1 e Q2. Como cada e-mail se encaixa em um ou mais dos 4 fundamentos, você pode Transformar a Mensagem no que Ela É imediatamente e retirá-lo da sua caixa de entrada

Jogada de Mestre 3: Junte para Localizar

Elimine a necessidade de encontrar todos os recursos necessários para reuniões e compromissos importantes, tendo todos eles em um só lugar ao seu alcance.  Envolve ver como todos esses recursos se inter-relacionam e, em seguida, conectá-los ao compromisso para que estejam disponíveis instantaneamente quando você precisar deles.